Hybrides Arbeiten: Das Arbeitsmodell der Zukunft 

Die Pandemie hat uns quasi in Lichtgeschwindigkeit in eine hybride Arbeitswelt katapultiert. Die Entwicklung weg von traditionellen Arbeitsmodellen hin zu Hybrid Work hätte früher oder später ohnehin stattgefunden, die Veränderungen der vergangenen Jahre haben das Ganze nur beschleunigt.  

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In der Vergangenheit mussten sich die Unternehmen auf neue Situationen einstellen, und das hat sich bestätigt: Alternativen zur Büroarbeit können durchaus funktionieren. So haben viele Unternehmen das hybride Arbeiten bereits in ihr Unternehmensleitbild aufgenommen - willkommen im Zeitalter der New Work.

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Was ist hybrides Arbeiten?

Wie der Name schon sagt, handelt es sich um eine Mischform des Arbeitens: Hybride Arbeitsmodelle verbinden die Vorteile der klassischen Büroarbeit mit denen der Telearbeit, wobei eine moderne Bürogestaltung auch eine Rolle spielt. Dabei spielt es keine Rolle, von wo aus ein Mitarbeiter aus der Ferne arbeitet - es kann das Café um die Ecke sein, die Hotelterrasse, der Strand oder das Home Office.

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Hybrides Arbeiten nutzt dabei die Vorteile der Digitalisierung voll aus, sodass Mitarbeiter von überall problemlos und sicher auf Tools und Daten zugreifen können.

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Hybrides Arbeiten gibt Mitarbeitern weltweit mehr Flexibilität und Freiheiten. Wobei es hierbei je nach Unternehmen grundlegende Unterschiede geben kann. Während manche Unternehmen hybride Arbeitspläne festlegen, in denen sie vorgeben, an welchen Tagen und Zeiten man im Büro vor Ort sein muss, stellen andere Arbeitgeber ihren Mitarbeitern komplett frei, wann sie wo arbeiten.

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Hybride Arbeitsmodelle bieten also vor allem Arbeitnehmern viele Vorteile. Bei der richtigen Umsetzung des Konzepts profitieren allerdings auch Unternehmen, langfristig von der neuen Art zu arbeiten.

Welche hybriden Arbeitsmodelle gibt es?

Die verschiedenen hybriden Arbeitsmodelle unterscheiden sich in zwei Dimensionen: Arbeitsort und Arbeitszeit. Dabei ist es der Arbeitsort, der über die Art des hybriden Arbeitens entscheidet:

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1. Büro zuerst: Das Arbeiten im Home Office wird nur in Ausnahmefällen genehmigt. Die Arbeit im Büro findet standardmäßig zu festen (klassisch), teilflexiblen (semiflex) oder vollständig variablen (OWA) Zeiten statt.

2. Synchron-hybrid: Es werden feste Tage für die Arbeit im Büro und im Home Office festgelegt, an denen die Beschäftigten zu festen (synchronen) oder teilflexiblen (synchronen semiflexen) Zeiten arbeiten. 

3. Statisch-hybrid: Arbeitnehmer entscheiden sich einmal für Büro oder Home Office. Die Arbeitszeiten variieren von starr bis vollflexibel. 

4. Vollkommen flexibel: Alle Mitarbeiter sind in der Wahl ihres Arbeitsortes völlig flexibel und können jeden Tag entscheiden, von wo aus sie arbeiten.

5. Remote First: Home-Office oder Telearbeit sind der Standard, Besprechungen im Büro sind die Ausnahme.

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Hybride Arbeitsmodelle werden nun noch um die Zeitdimension ergänzt:

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1. Feste Arbeitszeiten: Die Arbeitnehmer bestimmen, wann und wie viele Stunden gearbeitet wird.

2. Teilweise flexibel: Die Beschäftigten können ihre Arbeitszeit flexibel gestalten - zum Beispiel durch Gleitzeit.

3. Vollflexibel: Für die Unternehmen ist es unerheblich, wann und in manchen Fällen wie lange die Mitarbeiter arbeiten. Die Mitarbeiter arbeiten selbstständig, genießen das volle Vertrauen ihrer Vorgesetzten, und es zählen allein die Ergebnisse. 

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Ein weiterer Aspekt, der zunehmend an Bedeutung gewinnt, ist die 4-Tage-Arbeitswochedie die Flexibilität und die Vereinbarkeit von Beruf und Familie fördert.

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Die hybride Arbeitswelt hat also viele Gesichter und die unterschiedlichen Modelle haben im Grunde nur einen großen, gemeinsamen Nenner: die Kombination aus Arbeit im Büro und Fernarbeit.

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Was sind die Vorteile und Nachteile hybriden Arbeitens?

Hybrid Work bietet Mitarbeitern und Unternehmen eine Reihe von Vorteilen, aber auch einige Nachteile.

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• Das Beste aus 2 Welten: Das hybride Arbeiten kombiniert die Vorteile der Arbeit im Büro und im Home Office. Während das Heimbüro ideal für Aufgaben ist, die konzentriertes Arbeiten erfordern, punktet das Büro mit direkter Interaktion mit Kollegen. 

• Mehr Flexibilität für die Arbeitnehmer: Sie können selbst entscheiden, wo und wann sie arbeiten.

• Bessere Work-Life-Balance: Zeit- und nervenaufreibendes Pendeln entfällt und familiäre Verpflichtungen können besser erfüllt werden. Darüber hinaus können die Mitarbeiter ihre Arbeit besser mit anderen, privaten Besorgungen vereinbaren. 

• Größere Zufriedenheit: Arbeitnehmer sind zufriedener, wenn sie ihren Arbeitsort und ihre Arbeitszeiten frei wählen können.

• Höhere Leistung: durch zufriedene Mitarbeiter. Zufriedene Mitarbeiter bedeuten auch weniger Fluktuation. 

• Ein Pluspunkt bei der Rekrutierung: Hybrides Arbeiten ist ein wichtiges Argument bei der Rekrutierung von Mitarbeitern. Außerdem müssen neue Mitarbeiter nicht unbedingt in der gleichen Stadt wohnen, in der das Unternehmen seinen Sitz hat.

• Kosteneinsparungen: Unternehmen sparen Energie- und Mietkosten, da der Shared Desk Konzept weniger Bürofläche benötigt wird.

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Wo es Vorteile gibt, sind die Nachteile nicht weit. Jedoch sind diese dank unterschiedlichster hybrider Arbeitsmodelle bei richtiger Umsetzung eher Herausforderungen, die es zu bewältigen gilt:

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• Hybride Arbeitsmodelle sind nicht für jeden geeignet. Nicht jeder kann oder will von zu Hause aus arbeiten. Diese Mitarbeiter werden also nicht für das hybride Arbeiten gewonnen werden.

• Erhöhter Koordinationsaufwand: Die Manager müssen ihr Team koordinieren, das sich an verschiedenen Orten und in verschiedenen Zeitzonen befinden kann. 

• Neuer Ausstattungsbedarf: Die Mitarbeiter müssen mit der entsprechenden Technologie ausgestattet werden, Sitzungsräume mit Videokonferenzsystemen und Desk-Sharing-Arbeitsplätze mit entsprechender Ausstattung.

• Keine Kostenersparnis bei statischen oder semiflexiblen Arbeitsmodellen, da der Arbeitgeber alle Kosten für das Büro sowie für die technische Ausstattung für Home-Office und ähnliches tragen muss.

• Weniger direkte, menschliche Interaktion im Team. Die Folge könnten soziale oder psychologische Probleme sein.

• Arbeit und Privatleben vermischen sich. Abschalten von der Arbeit zu Hause, auch wenn sie zum Teil in den eigenen vier Wänden stattfindet. Daran muss man sich erst einmal gewöhnen.

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Hybrides Arbeiten erfolgreich einführen

Um hybride Arbeitsmodelle erfolgreich im Unternehmen zu etablieren, müssen zuerst konkrete, messbare Ziele definiert werden. Zudem muss eine offene Diskussion über Ziele und mögliche Konflikte stattfinden, in die alle Mitarbeiter einbezogen werden.  

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So sollten sich zum Beispiel alle Beteiligten darüber klar sein, dass mehr Home Office bzw. Remote Work zu weniger sozialen Austausch führen. Das kann Unsicherheiten oder gar Ängste für manche Arbeitnehmer mit sich bringen, die gleich zu Beginn angehört und ausgeräumt werden sollten.

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Ist das übergeordnete Ziel des neuen, hybriden Arbeitsmodells geklärt, geht es an die Bestandsaufnahme. Welche Tätigkeiten erfordern ungestörtes, konzentriertes Arbeiten? Welche erfordern den direkten Kontakt mit dem Team? Gibt es Aufgaben, die nur vom Büro aus bearbeitet werden können?

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Eventuell lohnt sich die Definition von Hybrid Work Personas. Hier werden konkrete Anforderungen um weiche Elemente, wie beispielsweise das Bedürfnis nach sozialer Interaktion, ergänzt.  

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Anschließend erfolgt die Anpassung an die konkreten Gegebenheiten. Am besten gelingt dies, wenn einmal die komplette Employee Journey durchlaufen wird und die gewonnenen Erkenntnisse dann in die Unternehmensleitlinien übersetzt werden.

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Legt sich ein Unternehmen einmal auf hybrides Arbeiten fest, kann dies auch Basis für weitere weitreichende Veränderungen sein. So können Unternehmen eine agile Organisation mit Arbeitsgruppen beschließen oder zukünftig einen Bottom-up-Ansatz etablieren.  

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Hybride Arbeitsmodelle haben darüber hinaus zur Folge, dass sich Führungskräfte einen situativen Führungsstil aneignen und mit dem Team nachhaltige Zielvereinbarungen nach der OKR-Methode realisieren müssen.

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Hybrides Arbeiten und technische Herausforderungen

Hybrides Arbeiten bringt eine Vielzahl technischer Herausforderungen mit sich. Das bedeutet: Unternehmen, die bisher nur rudimentär digital aufgestellt waren, müssen sich grundlegend neu strukturieren.  

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Damit Remote Work, Home Office und andere Formen der Zusammenarbeit funktionieren, ist eine entsprechende IT-Ausstattung extrem wichtig. So muss jeder Mitarbeiter mit einer Home Office-tauglichen Technik ausgestattet werden. Dazu gehören ein externer Bildschirm, Maus und Tastatur sowie ein Headset. Für den Arbeitsplatz im Büro sollte selbstverständlich dasselbe Equipment bereitgestellt werden.

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Zudem müssen Unternehmen in Hardware und Software investieren und diese in die bestehende IT-Landschaft sicher integrieren. Nur so kann Remote bzw. Hybrid Work funktionieren und nachhaltig produktiv sein.

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Neue Projektmanagement-Tools sind genauso Teil der technischen Umstellung wie Cloud-basierte Technologien, mit denen der Datenzugriff von überall funktioniert.

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Die verschiedenen Modelle hybriden Arbeitens unterscheiden sich vor allem im Hinblick auf die kollaborativen Aspekte. Daher bieten sich jeweils unterschiedliche Lösungen für die digitale Zusammenarbeit an. Während asynchrone Modelle gut mit Kanban Boards wie asana und Trello arbeiten können, benötigen hybride Arbeitsmodelle mit vielen synchronen Prozessen eine gemeinsame Präsenz durch Online Offices (Sococo, iv Campus, Teemyco).  

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Für Modelle mit festen Tagen im Home Office sind dagegen Videokonferenz-Tools wie zum Beispiel Zoom völlig ausreichend.

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Die Grundlage für hybrides Arbeiten wird nicht nur durch die Bereitstellung von technischen Hilfsmitteln geschaffen. Die Mitarbeiter müssen auch kontinuierlich in der Nutzung von Software und Tools geschult werden, damit die Zusammenarbeit mit den Kollegen reibungslos funktioniert. 

Hybride Arbeitsmodelle richtig kommunizieren

Bei der Einführung hybrider Arbeitsmodelle ist das Zwischenmenschliche extrem wichtig und darf gerade am Anfang nicht vernachlässigt werden.  

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Ein essentieller Teil der Implementierung hybriden Arbeitens in Unternehmen ist die begleitende Kommunikation. So müssen Arbeitgeber klar definieren und kommunizieren, wer wann wo arbeitet.

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Zudem muss die Teamkultur nachhaltig angepasst werden, wenn sich Kollegen nicht mehr regelmäßig in echt sehen. So können regelmäßige Meetings via Videokonferenz oder digitale Mittagspausen den Zusammenhalt aufrechterhalten, sodass sich auch Mitarbeiter eingebunden fühlen, die remote arbeiten.

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Grundprinzipien für den Erfolg hybrider Arbeitsmodelle

1. Testen, testen, testen!  

Es gilt vor allem, Tools zu testen, die die Produktivität ankurbeln. Zudem sollten Unternehmen stets offen sein für neue Technologien und keine kostenintensiven Anschaffungen scheuen. Auf lange Sicht werden sich diese auszahlen – also immer den Return on Investment im Auge behalten.

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2. Eine hybride Arbeitsumgebung schaffen

Es muss ein Konzept erstellt werden, wie das Büro eines hybriden Arbeitsmodells für ein Unternehmen aussehen kann. Dabei gilt es die Ausstattung von Konferenzräumen, Ruhezonen, Kreativbereichen und Orten der Begegnung zu berücksichtigen.  

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3. Hybrides Arbeiten ist Teamsache 

Der dauerhafte Wechsel zum hybriden Arbeiten muss sich auch in den Köpfen der Mitarbeiter vollziehen. Daher gilt es vor allem, regelmäßig Feedback derjenigen einzuholen, die traditionelles Arbeiten bevorzugen. So werden alle mitgenommen.

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4. Erfahrungen sammeln und lernen

Damit hybrides Arbeiten langfristig gelingt, müssen die dadurch entstehenden Probleme regelmäßig analysiert und Strategien entwickelt werden, Schwierigkeiten zu beheben.

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5. Perfekte Ausstattung für hybrides Arbeiten

Der Wechsel zwischen Heimarbeitsplatz (oder entferntem Arbeitsplatz) und Büro muss so einfach wie möglich sein. Beide Arbeitsplätze müssen daher mit Laptops ausgestattet sein. Hinzu kommen Tastatur, Maus, ein externer Monitor und eventuell ein Headset. Ergonomische Büromöbel gehören ebenfalls zur Ausstattung, die für optimale Ergonomie am Arbeitsplatz.

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6. Auf Cloud-basierte Lösungen setzen  

Hybrides Arbeiten ist ohne Cloud-basierte Technologie kaum möglich. Hier gilt es, den Übergang nicht zu verpassen, damit man als Unternehmen nicht von Wettbewerbern abgehängt wird.  

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Digital Workplace als Basis für hybrides Arbeiten

Ein Digital Workplace ist eine Plattform, die allen Mitarbeitern Zugang zu Daten und Informationen gibt, um effektiv und produktiv zusammenarbeiten zu können.  

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Digital Workplaces schaffen die Voraussetzung, Dokumente digital zwischen Menschen und Systemen auszutauschen, zu bearbeiten und rechtssicher abzulegen. Durch automatisierte Prozesse werden zudem Arbeitsprozesse in Unternehmen beschleunigt und Mitarbeiter entlastet – egal, von wo sie arbeiten.

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Je nach Unternehmen umfasst der digitale Arbeitsplatz verschiedene Tools und Plattformen, die Mitarbeitern die Zusammenarbeit erleichtern. Während Teamarbeit und Informationsaustausch über Informationsportale wie Intranets erfolgen, zählen auch Kollaborationsportale wie digitale Teamräume und Projektportale zu den Elementen des Digital Workplace.  

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Zudem sind an spezielle Business-Anforderungen angepasste Apps Teil des digitalen Arbeitsplatzes.  

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Hybrides Arbeiten bedeutet Flexibilität und Anpassungsfähigkeit sowie den Verzicht auf Insellösungen am digitalen Arbeitsplatz. Unternehmen, die IT-Infrastruktur als Ganzes sehen und in nahtlos vernetzte Tools und Anwendungen investieren, werden die Gewinner am Arbeitsmarkt sein.  

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Vorteile des Digital Workplace

1. Automatisierung: Sich wiederholende Prozesse werden durch automatisierte Arbeitsabläufe ausgeführt. Dadurch entfallen manuelle Zwischenschritte und Routinen - eine Arbeitserleichterung für die Mitarbeiter. 

2. Flexibilität und Sicherheit: Die zentrale Verwaltung des Arbeitsplatzes bedeutet mehr Flexibilität für die Mitarbeiter und mehr Sicherheit für die Unternehmen.

3. Zentralisierte Daten & Dokumente: Zentrale Ablage und zentraler Zugriff garantieren ein flexibles und nahtloses Wissensmanagement - die Grundlage für hybrides Arbeiten und strukturierte Zusammenarbeit

4. Nachhaltige Strategie: Als ganzheitliche Konzepte verweben digitale Arbeitsplätze alle Unternehmens- und IT-Bereiche. Lesen Sie mehr darüber, wie Sie Ihr Büro nachhaltig einrichten mit einer Inneneinrichtung designer!

Hybrides Arbeiten im Hybrid Office: Wie sieht das aus?

Büros unterliegen seit der Pandemie einem Funktionswandel. Sie sind nicht mehr primär Arbeitsplatz im Unternehmen, sondern hauptsächlich Orte der Begegnung und des Austauschs und gleichzeitig Rückzugsorte für konzentriertes Arbeiten.

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Das Büro des hybriden Arbeitens umfasst drei Kernbereiche, für die geeignete Zonen geschaffen werden müssen: Fokus, Kreativität & Meetings sowie Soziales.  

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• Fokus-Bereiche sind ruhige, flexible Arbeitsplätze, die Mitarbeiter individuell für konzentriertes Arbeiten in Stillarbeit buchen können. 

• Meeting- bzw. Kreativzonen sind mit Whiteboards, Konferenztischen und Sitzecken ausgestattet und ideal für Besprechungen oder Kick-Offs in kleinen Gruppen.

• Die restlichen Bürobereiche wie Kaffeeküche oder Lounge-Ecke sind dem informellen Austausch und dem sozialen Miteinander vorbehalten.

Beim hybriden Arbeiten ist es besonders wichtig, dass Unternehmen für ihre Mitarbeiter Möglichkeiten für persönliches Miteinander schaffen. Denn im Hofe Office bzw. wenn remote gearbeitet wird, gibt es keine zufälligen Gespräche auf dem Gang oder beim Kaffeeautomaten. Daher sollte besonderes Augenmerk auf die gemütlichen Bereiche im Büro gelegt werden – dort, wo sich Mitarbeiter wie zu Hause fühlen und sich dennoch persönlich mit Kollegen austauschen können.

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Office-Design Elemente für das hybride Büro

1. Gemeinsame Schreibtische: Ein Arbeitsplatz, mehrere Mitarbeiter. Das spart Platz und Ressourcen. Voraussetzung ist: Die Mitarbeiter müssen in der Lage sein, sich mit ihren Laptops problemlos zu vernetzen. 

2. Flexible Büromöbel: Ergonomische und konfigurierbare Möbel schaffen Arbeitsplätze, die individuell an die Bedürfnisse verschiedener Mitarbeiter angepasst werden können. 

3. Private Besprechungsräume: Anstelle großer Konferenzräume schaffen kleine, private Besprechungsräume für 6-8 Personen (z. B. Arbeitsgruppen) ein Umfeld für kreatives und produktives Arbeiten. 

4. Gemeinschaftsküche: Ein neutraler, einladender Ort zum (gemeinsamen) Essen ist wichtig. Er sollte so praktisch und gemütlich wie möglich sein und wird für schnelle Treffen oder den persönlichen Austausch genutzt.

5. Büro-Café: Café-Atmosphäre fördert Kreativität und Produktivität und kann im Hybrid Office leicht nachgebildet werden. Die Zutaten: Barstühle, eine Selbstbedienungs-Kaffeebar und ruhige Lounge-Musik. 

6. Außenbereiche: Wenn es ungenutzte Außenbereiche gibt, sollten Sie diese in einen Bürobereich im Freien umwandeln. Frische Luft und Sonnenlicht verbessern die Konzentration und das Gedächtnis, bauen Stress ab und fördern Kreativität und gute Laune. Kombinieren Sie hier lange Tische mit kleinen Tischen für zwei Personen, so dass man im Team brainstormen oder alleine arbeiten kann.

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Bürokonzept für hybrides Arbeiten: das Kombibüro

Es gibt verschiedene Bürokonzepte für hybrides Arbeiten – das Kombibüro ist dabei am wirtschaftlichsten.  

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Kombibüros kombinieren Einzel- mit Mehrpersonenbüros und offenen Flächen und stellen somit eine gute Mischung aus konzentriertem Arbeiten, Kommunikation und Austausch dar.  

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Vor- und Nachteile von Kombibüros:

Vorteile:

• Viel Raum – sowohl für konzentriertes Arbeiten als auch für Teamwork
• Dank Einzelbüros bleibt die Privatsphäre bestehen
• Je nach Situation ist eine gezielte Kommunikation möglich

Nachteile:

• Hoher Flächenbedarf pro Arbeitsplatz
• Wenig flexibel
• Wenig Flexibilität
• Hierarchien durch Exkludierung von Führungskräften

Ob ein Kombibüro für Ihr Unternehmen sinnvoll ist, hängt ganz davon ab, welcher Art die neuen hybriden Arbeitsmodelle sind und in welchem Maße hybrides Arbeiten realisiert wird.  

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Hier erfahren Sie mehr über Bürokonzepte in unserem anderen Artikel.

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Alle vorgenannten Aspekte machen deutlich: Die richtige Gestaltung Ihres Büros hängt von vielen verschiedenen Faktoren ab. Nur eine sorgfältige Bedarfsanalyse führt zu einem erfolgreichen Gesamtkonzept, das sich messbar in einer erhöhten Produktivität niederschlägt.

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