Hybrides Arbeiten: Das Arbeitsmodell der Zukunft 

Die Pandemie hat uns quasi in Lichtgeschwindigkeit in eine hybride Arbeitswelt katapultiert. Die Entwicklung weg von traditionellen Arbeitsmodellen hin zu Hybrid Work hätte früher oder später ohnehin stattgefunden, die Veränderungen der vergangenen Jahre haben das Ganze nur beschleunigt.  

In der Vergangenheit mussten sich Unternehmen an neue Situationen anpassen und es hat sich bestätigt: Alternativen zur Büroarbeit können durchaus funktionieren. So haben schon heute viele Unternehmen hybrides Arbeiten in ihr Unternehmensleitbild aufgenommen – willkommen im Zeitalter des New Work.

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Was ist hybrides Arbeiten?

Wie der Name schon sagt, handelt es sich um eine Mischform des Arbeitens: Hybride Arbeitsmodelle verbinden die Vorteile der klassischen Büroarbeit mit denen der Telearbeit, wobei auch ein modernes Büro Design eine Rolle spielt. Dabei spielt es keine Rolle, von wo aus ein Mitarbeiter aus der Ferne arbeitet - es kann das Café um die Ecke sein, die Hotelterrasse, der Strand oder das Home Office.

Hybrides Arbeiten nutzt dabei die Vorteile der Digitalisierung voll aus, sodass Mitarbeiter von überall problemlos und sicher auf Tools und Daten zugreifen können.

Hybrides Arbeiten gibt Mitarbeitern weltweit mehr Flexibilität und Freiheiten. Wobei es hierbei je nach Unternehmen grundlegende Unterschiede geben kann. Während manche Unternehmen hybride Arbeitspläne festlegen, in denen sie vorgeben, an welchen Tagen und Zeiten man im Büro vor Ort sein muss, stellen andere Arbeitgeber ihren Mitarbeitern komplett frei, wann sie wo arbeiten.

Hybride Arbeitsmodelle bieten also vor allem Arbeitnehmern viele Vorteile. Bei der richtigen Umsetzung des Konzepts profitieren allerdings auch Unternehmen, langfristig von der neuen Art zu arbeiten.

Welche hybriden Arbeitsmodelle gibt es?

Die verschiedenen hybriden Arbeitsmodelle unterscheiden sich in zwei Dimensionen: Arbeitsort und Arbeitszeit. Dabei ist es der Arbeitsort, der über die Art des hybriden Arbeitens entscheidet:

1. Office First: Arbeiten im Home Office wird nur in Ausnahmefällen genehmigt. Die Arbeit findet standardmäßig zu festen (classic), teil-flexiblen (semiflex) oder völlig variablen (OWA) Zeiten im Büro statt.

2. Synchron-hybrid: Es werden feste Tage für’s Arbeiten in Büro und Home Office festgelegt, an denen Mitarbeiter an festen (synchron) bzw. teil-flexiblen (synchron semiflex) Zeiten arbeiten.  

3. Statisch-hybrid: Mitarbeiter entscheiden sich einmalig für Büro oder Home Office. Die Arbeitszeiten variieren von starr bis voll-flexibel.  

4. Voll flexibel: Alle Mitarbeiter sind bei der Wahl ihres Arbeitsortes komplett flexibel und können jeden Tag neu entscheiden, von wo sie arbeiten.

5. Remote First: Home Office bzw. der Telearbeitsplatz sind der Standard, während Treffen im Büro die Ausnahme darstellen.

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Hybride Arbeitsmodelle werden nun noch um die Zeitdimension ergänzt:

1. Fixe Arbeitszeit: Arbeitnehmer geben vor, wann und wie viele Stunden gearbeitet wird.

2. Teil-flexibel: Mitarbeiter können ihre Arbeitszeit flexibel gestalten – beispielsweise durch Gleitzeit.

3. Voll-flexibel: Für Unternehmen ist es irrelevant, wann und teilweise auch wie lange Mitarbeiter arbeiten. Mitarbeiter arbeiten eigenverantwortlich, genießen vollstes Vertrauen ihrer Vorgesetzten und es sind einzig und allein die Ergebnisse, die zählen.  

Die hybride Arbeitswelt hat also viele Gesichter und die unterschiedlichen Modelle haben im Grunde nur einen großen, gemeinsamen Nenner: die Kombination aus Arbeit im Büro und Fernarbeit.

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Was sind die Vorteile und Nachteile hybriden Arbeitens?

Hybrid Work bietet Mitarbeitern und Unternehmen eine Reihe von Vorteilen, aber auch einige Nachteile.

• Das Beste aus 2 Welten: Hybrides Arbeiten vereint die Vorteile des Arbeitens im Büro und im Homeoffice. Während das Zuhause ideal für Aufgaben ist, die konzentriertes Arbeiten erfordern, punktet das Büro mit dem direkten Austausch mit Kollegen.  

• Mehr Flexibilität für Mitarbeiter:Sie können selbst entscheiden, wo und wann sie arbeiten.

• Verbesserung der Work-Life-Balance: Zeit- und nervenraubendes Pendeln entfällt und familiäre Verpflichtungen können besser nachgegangen werden. Zudem können Mitarbeiter ihre Arbeit besser mit anderen, privaten Erledigungen vereinbaren.  

• Mehr Zufriedenheit: Mitarbeiter sind zufriedener, wenn sie ihren Arbeitsort und ihre Arbeitszeit frei wählen können.

• Höhere Leistung: durch zufriedene Mitarbeiter. Zufriedene Mitarbeiter bedeuten auch weniger Fluktuation. 

• Plus-Punkt beim Recruiting: Bei der Mitarbeitergewinnung ist hybrides Arbeiten ein wichtiges Argument. Außerdem müssen neue Mitarbeiter nicht zwangsläufig in derselben Stadt wohnen, wo das Unternehmen seinen Sitz hat.

• Kostenersparnis: Unternehmen sparen Energie- und Mietkosten, da dank Shared Desk-Konzept weniger Büroflächen benötigt werden.

Wo es Vorteile gibt, sind die Nachteile nicht weit. Jedoch sind diese dank unterschiedlichster hybrider Arbeitsmodelle bei richtiger Umsetzung eher Herausforderungen, die es zu bewältigen gilt:

• Hybride Arbeitsmodelle sind nicht für jeden etwas. Nicht jeder kann oder möchte von zu Hause aus arbeiten. Diese Arbeitnehmer wird man für hybrides Arbeiten also nicht gewinnen können.

• Erhöhter Koordinationsaufwand: Führungskräfte müssen ihr Team koordinieren, das sich unter Umständen an verschiedenen Orten und in verschiedenen Zeitzonen aufhält.  

• Neuer Bedarf für die Ausstattung: Mitarbeiter müssen mit der entsprechenden Technik, Meetingräume mit Videokonferenz-Systemen und Desk-Sharing-Arbeitsplätze mit geeignetem Equipment ausgestattet werden.

• Keine Kostenersparnisse bei statischen oder teil-flexiblen Arbeitsmodellen, da Arbeitgeber sowohl sämtliche Kosten für’s Büro sowie für die technische Ausstattung für Home Office und Co. tragen müssen.

• Weniger direkte, menschliche Interaktion im Team. Die Folge könnte soziale oder psychisch Probleme sein.

• Arbeit und Privatleben vermischen sich. Zu Hause von der Arbeit abschalten, obwohl die doch teilweise in den eigenen vier Wänden stattfindet. Das kann gewöhnungsbedürftig sein.

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Hybrides Arbeiten erfolgreich einführen

Um hybride Arbeitsmodelle erfolgreich im Unternehmen zu etablieren, müssen zuerst konkrete, messbare Ziele definiert werden. Zudem muss eine offene Diskussion über Ziele und mögliche Konflikte stattfinden, in die alle Mitarbeiter einbezogen werden.  

So sollten sich zum Beispiel alle Beteiligten darüber klar sein, dass mehr Home Office bzw. Remote Work zu weniger sozialen Austausch führen. Das kann Unsicherheiten oder gar Ängste für manche Arbeitnehmer mit sich bringen, die gleich zu Beginn angehört und ausgeräumt werden sollten.

Ist das übergeordnete Ziel des neuen, hybriden Arbeitsmodells geklärt, geht es an die Bestandsaufnahme. Welche Tätigkeiten erfordern ungestörtes, konzentriertes Arbeiten? Welche erfordern den direkten Kontakt mit dem Team? Gibt es Aufgaben, die nur vom Büro aus bearbeitet werden können?

Eventuell lohnt sich die Definition von Hybrid Work Personas. Hier werden konkrete Anforderungen um weiche Elemente, wie beispielsweise das Bedürfnis nach sozialer Interaktion, ergänzt.  

Anschließend erfolgt die Anpassung an die konkreten Gegebenheiten. Am besten gelingt dies, wenn einmal die komplette Employee Journey durchlaufen wird und die gewonnenen Erkenntnisse dann in die Unternehmensleitlinien übersetzt werden.

Legt sich ein Unternehmen einmal auf hybrides Arbeiten fest, kann dies auch Basis für weitere weitreichende Veränderungen sein. So können Unternehmen eine agile Organisation mit Arbeitsgruppen beschließen oder zukünftig einen Bottom-up-Ansatz etablieren.  

Hybride Arbeitsmodelle haben darüber hinaus zur Folge, dass sich Führungskräfte einen situativen Führungsstil aneignen und mit dem Team nachhaltige Zielvereinbarungen nach der OKR-Methode realisieren müssen.

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Hybrides Arbeiten und technische Herausforderungen

Hybrides Arbeiten bringt eine Vielzahl technischer Herausforderungen mit sich. Das bedeutet: Unternehmen, die bisher nur rudimentär digital aufgestellt waren, müssen sich grundlegend neu strukturieren.  

Damit Remote Work, Home Office und andere Formen der Zusammenarbeit funktionieren, ist eine entsprechende IT-Ausstattung extrem wichtig. So muss jeder Mitarbeiter mit einer Home Office-tauglichen Technik ausgestattet werden. Dazu gehören ein externer Bildschirm, Maus und Tastatur sowie ein Headset. Für den Arbeitsplatz im Büro sollte selbstverständlich dasselbe Equipment bereitgestellt werden.

Zudem müssen Unternehmen in Hardware und Software investieren und diese in die bestehende IT-Landschaft sicher integrieren. Nur so kann Remote bzw. Hybrid Work funktionieren und nachhaltig produktiv sein.

Neue Projektmanagement-Tools sind genauso Teil der technischen Umstellung wie Cloud-basierte Technologien, mit denen der Datenzugriff von überall funktioniert.

Die verschiedenen Modelle hybriden Arbeitens unterscheiden sich vor allem im Hinblick auf die kollaborativen Aspekte. Daher bieten sich jeweils unterschiedliche Lösungen für die digitale Zusammenarbeit an. Während asynchrone Modelle gut mit Kanban Boards wie asana und Trello arbeiten können, benötigen hybride Arbeitsmodelle mit vielen synchronen Prozessen eine gemeinsame Präsenz durch Online Offices (Sococo, iv Campus, Teemyco).  

Für Modelle mit festen Tagen im Home Office sind dagegen Videokonferenz-Tools wie zum Beispiel Zoom völlig ausreichend.

Die Grundlage für hybrides Arbeiten wird nicht nur durch die Bereitstellung von technischen Hilfsmitteln geschaffen. Die Mitarbeiter müssen auch kontinuierlich in der Nutzung von Software und Tools geschult werden, damit die Zusammenarbeit mit den Kollegen reibungslos funktioniert. 

Hybride Arbeitsmodelle richtig kommunizieren

Bei der Einführung hybrider Arbeitsmodelle ist das Zwischenmenschliche extrem wichtig und darf gerade am Anfang nicht vernachlässigt werden.  

Ein essentieller Teil der Implementierung hybriden Arbeitens in Unternehmen ist die begleitende Kommunikation. So müssen Arbeitgeber klar definieren und kommunizieren, wer wann wo arbeitet.

Zudem muss die Teamkultur nachhaltig angepasst werden, wenn sich Kollegen nicht mehr regelmäßig in echt sehen. So können regelmäßige Meetings via Videokonferenz oder digitale Mittagspausen den Zusammenhalt aufrechterhalten, sodass sich auch Mitarbeiter eingebunden fühlen, die remote arbeiten.

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Grundprinzipien für den Erfolg hybrider Arbeitsmodelle

1. Testen, testen, testen!  

Es gilt vor allem, Tools zu testen, die die Produktivität ankurbeln. Zudem sollten Unternehmen stets offen sein für neue Technologien und keine kostenintensiven Anschaffungen scheuen. Auf lange Sicht werden sich diese auszahlen – also immer den Return on Investment im Auge behalten.

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2. Eine hybride Arbeitsumgebung schaffen

Es muss ein Konzept erstellt werden, wie das Büro eines hybriden Arbeitsmodells für ein Unternehmen aussehen kann. Dabei gilt es die Ausstattung von Konferenzräumen, Ruhezonen, Kreativbereichen und Orten der Begegnung zu berücksichtigen.  

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3. Hybrides Arbeiten ist Teamsache 

Der dauerhafte Wechsel zum hybriden Arbeiten muss sich auch in den Köpfen der Mitarbeiter vollziehen. Daher gilt es vor allem, regelmäßig Feedback derjenigen einzuholen, die traditionelles Arbeiten bevorzugen. So werden alle mitgenommen.

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4. Erfahrungen sammeln und lernen

Damit hybrides Arbeiten langfristig gelingt, müssen die dadurch entstehenden Probleme regelmäßig analysiert und Strategien entwickelt werden, Schwierigkeiten zu beheben.

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5. Perfekte Ausstattung für hybrides Arbeiten

Der Wechsel zwischen Home Office (bzw. Remote Work Place) und Büro muss so einfach wie möglich erfolgen. Beide Arbeitsplätze müssen daher mit Laptops ausgestattet werden. Dazu kommen Tastatur, Maus, externer Bildschirm, evtl. Headset. Ergonomische Büromöbel sind ebenfalls Teil der Ausstattung.

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6. Auf Cloud-basierte Lösungen setzen  

Hybrides Arbeiten ist ohne Cloud-basierte Technologie kaum möglich. Hier gilt es, den Übergang nicht zu verpassen, damit man als Unternehmen nicht von Wettbewerbern abgehängt wird.  

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Digital Workplace als Basis für hybrides Arbeiten

Ein Digital Workplace ist eine Plattform, die allen Mitarbeitern Zugang zu Daten und Informationen gibt, um effektiv und produktiv zusammenarbeiten zu können.  

Digital Workplaces schaffen die Voraussetzung, Dokumente digital zwischen Menschen und Systemen auszutauschen, zu bearbeiten und rechtssicher abzulegen. Durch automatisierte Prozesse werden zudem Arbeitsprozesse in Unternehmen beschleunigt und Mitarbeiter entlastet – egal, von wo sie arbeiten.

Je nach Unternehmen umfasst der digitale Arbeitsplatz verschiedene Tools und Plattformen, die Mitarbeitern die Zusammenarbeit erleichtern. Während Teamarbeit und Informationsaustausch über Informationsportale wie Intranets erfolgen, zählen auch Kollaborationsportale wie digitale Teamräume und Projektportale zu den Elementen des Digital Workplace.  

Zudem sind an spezielle Business-Anforderungen angepasste Apps Teil des digitalen Arbeitsplatzes.  

Hybrides Arbeiten bedeutet Flexibilität und Anpassungsfähigkeit sowie den Verzicht auf Insellösungen am digitalen Arbeitsplatz. Unternehmen, die IT-Infrastruktur als Ganzes sehen und in nahtlos vernetzte Tools und Anwendungen investieren, werden die Gewinner am Arbeitsmarkt sein.  

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Vorteile des Digital Workplace

1. Automation: Repetitive Vorgänge erfolgen durch automatisierte Workflows. So fallen manuelle Zwischenschritte und Routinen weg – die Arbeit für Mitarbeiter erleichtert sich.  

2. Flexibilität und Sicherheit: Die Arbeitsplatzverwaltung erfolgt zentral, was mehr Flexibilität für Mitarbeiter und mehr Sicherheit für Unternehmen bedeutet.

3. Zentralisierte Daten & Dokumente: Zentrale Ablagen und Zugriffsmöglichkeiten garantieren ein flexibles und lückenloses Wissensmanagement – den Grundstein für hybrides Arbeiten und eine strukturierte Zusammenarbeit.

4. Nachhaltige Strategie: Als ganzheitliche Konzepte verweben digitale Arbeitsplätze alle Unternehmens- und IT-Bereiche. Lesen Sie mehr darüber, wie Sie Ihr Büro mit einem Interior Designer nachhaltig einrichten können!

Hybrides Arbeiten im Hybrid Office: Wie sieht das aus?

Büros unterliegen seit der Pandemie einem Funktionswandel. Sie sind nicht mehr primär Arbeitsplatz im Unternehmen, sondern hauptsächlich Orte der Begegnung und des Austauschs und gleichzeitig Rückzugsorte für konzentriertes Arbeiten.

Das Büro des hybriden Arbeitens umfasst drei Kernbereiche, für die geeignete Zonen geschaffen werden müssen: Fokus, Kreativität & Meetings sowie Soziales.  

• Fokus-Bereiche sind ruhige, flexible Arbeitsplätze, die Mitarbeiter individuell für konzentriertes Arbeiten in Stillarbeit buchen können. 

• Meeting- bzw. Kreativzonen sind mit Whiteboards, Konferenztischen und Sitzecken ausgestattet und ideal für Besprechungen oder Kick-Offs in kleinen Gruppen.

• Die restlichen Bürobereiche wie Kaffeeküche oder Lounge-Ecke sind dem informellen Austausch und dem sozialen Miteinander vorbehalten.

Beim hybriden Arbeiten ist es besonders wichtig, dass Unternehmen für ihre Mitarbeiter Möglichkeiten für persönliches Miteinander schaffen. Denn im Hofe Office bzw. wenn remote gearbeitet wird, gibt es keine zufälligen Gespräche auf dem Gang oder beim Kaffeeautomaten. Daher sollte besonderes Augenmerk auf die gemütlichen Bereiche im Büro gelegt werden – dort, wo sich Mitarbeiter wie zu Hause fühlen und sich dennoch persönlich mit Kollegen austauschen können.

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Office-Design Elemente für das hybride Büro

1. Shared Desks: Ein Arbeitsplatz, mehrere Mitarbeiter. Das spart Platz und Ressourcen. Voraussetzung: Mitarbeiter müssen sich leicht mit ihren Laptops vernetzen können.  

2. Flexible Büromöbel: Ergonomische und konfigurierbare Möbel schaffen Arbeitsplätze, die sich individuell an die Bedürfnisse verschiedener Mitarbeiter anpassen lassen.  

3. Private Meetingräume: Anstelle von großen Konferenzräumen schaffen kleine, private Meetingräume für 6-8 Personen (z.B. Arbeitsgruppen) eine Umgebung, in der es sich kreativ und produktiv arbeiten lässt.  

4. Gemeinschaftsküche: Ein neutraler, einladender Ort, an dem (gemeinsam) gegessen werden kann, ist wichtig. Er sollte so praktisch und gemütlich wie möglich sein und dient für schnelle Meetings oder zum persönlichen Austausch.

5. Büro-Café: Café-Atmosphäre kurbelt Kreativität und Produktivität an und lässt sich einfach im Hybrid Office nachbilden. Die Zutaten: Barstühle, eine Kaffeebar zur Selbstbedienung sowie ruhige Lounge Musik.  

6. Außenbereiche: Wenn es ungenutzte Außenbereiche gibt, sollten diese unbedingt in einen Outdoor Office Space umgewandelt werden. Frische Luft und Sonnenlicht verbessern Konzentration und Gedächtnis, reduzieren Stress und fördern Kreativität und gute Laune. Hier lange Tische mit kleinen für zwei Personen kombinieren, sodass im Team gebrainstormt oder allein gearbeitet werden kann.

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Bürokonzept für hybrides Arbeiten: das Kombibüro

Es gibt verschiedene Bürokonzepte für hybrides Arbeiten – das Kombibüro ist dabei am wirtschaftlichsten.  

Kombibüros kombinieren Einzel- mit Mehrpersonenbüros und offenen Flächen und stellen somit eine gute Mischung aus konzentriertem Arbeiten, Kommunikation und Austausch dar.  

Vor- und Nachteile von Kombibüros:

Vorteile:

• Viel Raum – sowohl für konzentriertes Arbeiten als auch für Teamwork
• Dank Einzelbüros bleibt die Privatsphäre bestehen
• Je nach Situation ist eine gezielte Kommunikation möglich

Nachteile:

• Hoher Flächenbedarf pro Arbeitsplatz
• Wenig flexibel
• Wenig Flexibilität
• Hierarchien durch Exkludierung von Führungskräften

Ob ein Kombibüro für Ihr Unternehmen sinnvoll ist, hängt ganz davon ab, welcher Art die neuen hybriden Arbeitsmodelle sind und in welchem Maße hybrides Arbeiten realisiert wird.  

Mehr über Bürokonzepte erfahren Sie in unserem anderen Artikel.

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Alle vorgenannten Aspekte machen deutlich: Die richtige Gestaltung Ihres Büros hängt von vielen verschiedenen Faktoren ab. Nur eine sorgfältige Bedarfsanalyse führt zu einem erfolgreichen Gesamtkonzept, das sich messbar in einer erhöhten Produktivität niederschlägt.

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