Workplace Consulting zum Meistern von New Work

Was ist Workplace Consulting?

Workplace Consulting ist der Prozess der Identifizierung und Umsetzung von strategischen Verbesserungspotenzialen im Arbeitsumfeld. Mit verschiedenen Methoden entwickelt das Unternehmen gemeinsam mit einem Arbeitsplatzberater ein maßgeschneidertes Konzept für mehr Effizienz, Wohlbefinden und Erfolg. Der Fokus liegt dabei auf der räumlichen Transformation, um den Anforderungen einer new work Kultur.

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• Herkömmliche Arbeitsplätze und Meetingräume weichen zugunsten vielfältiger, New-Work-gerechter Arbeitsmöglichkeiten.
• Die Umsetzung von Hybridarbeit und Desk Sharing ermöglicht eine flexible, weitaus wirtschaftlichere Nutzung von Arbeitsplätzen.
• Smarte Büros, welche sich stetig verändernden Anforderungen und Abläufen gerecht werden, eignen sich ideal für variable Teamstrukturen sowie agile Projektorganisation.

Basierend auf der strategischen Zielsetzung eruiert ein Workplace Consulter die individuellen Anforderungen:

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• Welche Veränderungen strebt das Unternehmen durch Workplace Consultancy an?
• Welches sind die angestrebten organisatorischen Ziele?
• Welche limitierenden Aspekte sind zu berücksichtigen?

Diese Fragen dienen der konkreten Bedarfsanalyse, welche unter anderem die genauen Anforderungen an das Workplace Consulting definiert:

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• Welchen Flächen kommt künftig welche Funktion zu?
• Was ist erforderlich, um Mobilität und Flexibilität der Organisation zu verbessern?

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Workplace Consulting im Kontext der New Work Kultur

Die Kultur von New Work ist durch ein verändertes Verhältnis zwischen Mensch und Arbeit gekennzeichnet. Dies ist auf Treiber wie die fortschreitende Digitalisierung, eine globale Wirtschaft und die Automatisierung zurückzuführen. Vor allem der technologische Fortschritt, aber auch ein Wandel der ethischen Werte der Beschäftigten, erfordern digitale Kompetenzen und Soft Skills. Aus Sicht der Beschäftigten wird Weiterbildung zu einem wesentlichen Instrument, um den zukünftigen Herausforderungen adäquat zu begegnen. Die Umwandlung des Arbeitsmarktes in einen Arbeitnehmermarkt (Stichwort: War for Talents) hat dazu geführt, dass Arbeitgeber verstärkt auf Employer Branding setzen, wovon Workplace Consulting ein Teilbereich ist.

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Welche Vorteile hat Workplace Consultancy?

Workplace Consultancy geht mit zahlreichen Vorteilen einher. Oftmals sind überholte Prozesse und nicht zeitgemäße Raumstrukturen ursächlich für strategische Probleme im Alltagsgeschäft. Aktuelle und zukünftige organisationstypische Abläufe, verwendete Technologien sowie die physische Arbeitsumgebung verschmelzen zu einer Workplace-Strategie, welche den individuellen Anforderungen der neuen Arbeitswelt entspricht. Räumlichkeiten werden als wertvolle Ressourcen behandelt, welche einen modernen Führungsstil gestatten.

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Workplace Consultancy bietet folgende Vorteile:

• Attraktivität als Arbeitgeber steigern
• freie Wahl des Arbeitsorts für Angestellte
• stärkerer Teamspirit
• um bis zu 30 % reduzierte Energiekosten
• bis zu 20 % weniger benötigte Fläche
• verringerte Personalfluktuation
• weniger Krankenstände
• erfolgreichere Kommunikation
• gestochen scharfe Prozess-Schnittstellen
• agile Raumkonzepte
• beschleunigte Arbeitsprozesse
• mehr Arbeitseffizienz
• wirtschaftlichere Flächennutzung

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Für wen eignet sich Workplace Consulting?

Workplace Consulting kann nahezu jedes Unternehmen bei der Optimierung des Workflows unterstützen. Ob Start-up, Einzelunternehmung, KMU oder internationaler Konzern: Durch maßgeschneidertes Workspace Consulting lassen sich Abläufe auf allen Ebenen optimieren.

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Workspace Consulting eignet sich, um:

• langfristige Vorteile durch Desk Sharing und Homeoffice zu erzielen.
• innovative, digitale Prozesse zu implementieren.
• Arbeitswelten zur besten Version ihrer selbst zu machen.
• Angestellten ein proaktives, kommunikatives Umfeld zu bieten.

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Workplace Consulting: Umsetzung der New Work Kultur in der Praxis

Um Workplace Consultancy praktisch zu implementieren, bedienen sich Workplace Consultants einer Kombination verschiedener Methoden. Geeignete Formate richten sich nach der individuellen Zielsetzung und Bedarfsanalyse.

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Beispiele für Workplace Consultancy Formate

Beispiele für Workplace Consultancy Formate sind:

• Online-Umfragen unter Angestellten. Sie dienen der allgemeinen Bedarfsermittlung aller Mitarbeitenden; etwa hinsichtlich des persönlichen Workflows oder der Mobilität. Welcher Flächenbedarf entspricht einzelnen Organisationseinheiten?
• Interviews. Diese ermöglichen es, den spezifischen räumlichen Bedarf einzelner Angestellter oder Abteilungen zu ermitteln.
• Workshops. Sie werden klassischerweise genutzt, um allgemeine Anforderungen sowie geeignete Gestaltungsgrundlagen zu ermitteln, auf welchen das künftige Bürokonzept fußen wird; etwa Desk Sharing.
• Zielworkshops. Hier entstehen Projektvisionen, welche sich flexibel wechselnden Zielsetzungen anpassen lassen. Die Identifizierung von Handlungsfeldern impliziert die konkreten Ziele.

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Wie finde ich einen kompetenten Workplace Consultant?

Ein kompetenter Workplace Consultant zeichnet sich durch folgende Eigenschaften aus:

• vertieftes Verständnis für Betriebsprozesse
• versierte Analyse von Arbeitsweisen
• Freude an Qualität und hochwertigen Designs
• engagierter & neugieriger Umgang mit Herausforderungen
• Talent für unorthodoxe, kreative Lösungen

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Da es sich bei Consultants beziehungsweise Beratern nicht um eine geschützte Berufsbezeichnung handelt, sollten Sie bei der Auswahl auf die formale Qualifikation achten. Ideal sind Experten mit Spezialisierung im Bereich Change Management, Processes und Adoption. Erkundigen Sie sich innerhalb Ihres beruflichen Netzwerks nach positiven Erfahrungen.

Desk Sharing als zentrales Element von New Work

Als eines der zentralen Elemente von Workplace Consultancy im Kontext von New Work ist Desk Sharing. Flexible Arbeitsumgebungen erfüllen den Bedarf an ruhigen Arbeitsplätzen für konzentriertes Arbeiten, Casual-Bereichen, formellen Meetingräumen oder geeigneten Örtlichkeiten für kreative Thinktanks. Infolge der weit verbreiteten Remote-Kultur, Homeoffice und flexiblen Arbeitszeitmodellen sind Arbeitsplätze zu keinem Zeitpunkt mehr vollständig ausgelastet. Hier ermöglicht Desk Sharing das Teilen des Arbeitsplatzes unter mehreren Angestellten, um die maximal effiziente Auslastung räumlicher Ressourcen sowie die Reduzierung von Kosten zu erreichen.

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Hybride Arbeitsraumlösungen beinhalten die flexible Reservierung von Arbeitsplätzen im Rahmen von Projekten. Die Belegung erfolgt ausschließlich während der tatsächlichen Arbeitszeiten, Leerstände werden vermieden. Dabei helfen Zeitpläne oder vom Unternehmen definierte Richtlinien für die Raumnutzung. Eigene Server oder Clouds sorgen dafür, dass alle Mitarbeiter jederzeit und überall Zugriff auf relevante Daten haben.

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Für welche Branchen eignet sich Desk Sharing?

Desk Sharing ist für fast jede Branche geeignet. Besonders erfolgreiche Vorreiter sind Unternehmen aus dem Silicon Valley wie z.B. Facebook, die dieses innovative Konzept bereits seit einiger Zeit nutzen. Desk Sharing ist auch in den folgenden Branchen häufig anzutreffen:

• Außendienst
• Bankwesen
• Versicherungen
• Beratungsleistungen
• IT-Administration
• Training
• Projektmanagement

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Die Ausstattung flexibler Arbeitsplätze zwecks Desk Sharing geht mit besonderen Anforderungen einher. Klare Regeln und feste Strukturen sind wesentlich, um für einen reibungslosen Ablauf aller Tasks zu sorgen. Diese definieren:

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Desk Sharing – Ausstattung flexibler Arbeitsplätze

Die Ausstattung flexibler Arbeitsplätze zwecks Desk Sharing geht mit besonderen Anforderungen einher. Klare Regeln und feste Strukturen sind wesentlich, um für einen reibungslosen Ablauf aller Tasks zu sorgen. Diese definieren:

• die Ordnung von Arbeitsmaterialien
• die Reinigung des Arbeitsplatzes
• den Umgang mit zurückgelassenen Arbeitsutensilien

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Tücher und Desinfektionsspray am Platz ermöglichen es, diesen auch zwischen zwei Nutzungen einwandfrei hygienisch zu halten.

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Grundausstattung beim Desk Sharing

Eine durchdachte Grundausstattung ist wichtig, um allen Angestellten eine produktivitätsfördernde Umgebung zur Verfügung zu stellen. Dazu gehören:

• PC/Laptop
• ausreichende Lademöglichkeiten / Anschlüsse
• externe Hardware wie Screen, Maus & Keyboard
• klassische Schreibwaren
• Rollcontainer als persönlicher Stauraum

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Sie können mehr erfahren über Büroplanung und Bürokonzepte in unseren anderen Artikeln.

Fazit

Ein Workplace Consultant unterstützt Unternehmen aller Art und Größe bei der Optimierung ihrer Flächen nach individuellen Zielen. Durch die Analyse kleinster Arbeitsabläufe und die Schaffung von maßgeschneiderten Arbeitsplätzen werden Leerstände auf ein Minimum reduziert. Darüber hinaus wird ein Arbeitsumfeld geschaffen, das bedingungslos auf Menschenführung und Kommunikation ausgerichtet ist. Neben der Kostenreduzierung können so flexible Arbeitsplätze geschaffen werden, die die Anforderungen unterschiedlicher Prozesse mit den Bedürfnissen Ihrer Mitarbeiter geschickt verbinden.

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