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Büroplanung: Mit Büroplaner Schritt für Schritt zum idealen Office
Eine gute, erfolgreiche Büroplanung bedeutet weit mehr als die Erstellung eines Flächennutzungskonzepts und die Auswahl von Büromöbeln. Veränderte Arbeitswelten wie New Work und Hybrid Work haben erheblichen Einfluss auf die Gestaltung moderner Büros. Eines der großen Schlüsselworte ist daher Flexibilität – nicht nur einzelner Arbeitsplätze, sondern auch gesamter Grundrisse.
Gründe für eine professionelle und kompetente Büroplanung
Basis für eine gut durchdachte Büroplanung und ein strategisches Bürokonzept ist ein tiefgreifendes Raumkonzept, das von erfahrenen Profis, unter Berücksichtigung von Faktoren wie Raumakustik und Standort, ausgearbeitet werden sollte.
Ein modernes Bürokonzept und professionelle Büroplanung sind wertvolle Investitionen, die sich nachhaltig auszahlen werden – nicht nur in der Motivation der Mitarbeiter, sondern auch in ihrer Effizienz und Leistungsbereitschaft.
Dabei sind vor allem folgende Aspekte entscheidend bei der Büroplanung:
1. Flächeneffizienz
Desk Sharing und Home Office bedeuten Flächenersparnis: Durch effizient geplante Flächen können 20% mehr Mitarbeiter untergebracht werden.
2. Ergonomische Aspekte
Rückenschonendes und präventives Arbeiten steigern nicht nur die Mitarbeitergesundheit und beugen Rücken- und Nackenbeschwerden vor, sondern steigern auch die Leistungsbereitschaft.
3. Motivation & Wohlbefinden
Hoch qualifizierte Mitarbeiter zieht man nicht nur mit dem entsprechenden Gehalt an. Auch weiche Faktoren wie ein gut geplantes Büro mit wohnlicher Atmosphäre sind heute ausschlaggebend. Zudem fördert eine schöne Arbeitsumgebung Motivation und Leistungsbereitschaft.
Fragen vor der Büroplanung
Bevor es in die Planung von Grundriss und Arbeitsplätzen geht, müssen einige Grundsatzentscheidungen getroffen werden. So muss vorab ein Gesamtkonzept definiert werden, welches die angestrebte Arbeitswelt und -kultur beinhaltet.
Büroplaner müssen sich also zu Beginn der Planung mit dem Unternehmen zusammen setzen und folgende Fragen klären:
- Welche Fläche braucht das neue Büro? Welcher Grundriss soll angestrebt werden?
- Wie viele Mitarbeiter brauchen jeweils wie viel Platz?
- Wie viel Fläche soll individuell, wie viel gemeinschaftlich genutzt werden bzw. wie soll das Verhältnis von offenen Flächen zu geschlossenen Räumen aussehen?
- Welche Mitarbeiter arbeiten vorwiegend im Team, welche brauchen verschiedene Rückzugsoptionen?
- In welchem Maß spielen New Work Konzepte und hybrides Arbeiten eine Rolle bei der Planung?
- Welche gesetzlichen Bestimmungen gilt es zu erfüllen?
- Welches Arbeitsplatzkonzept wird verfolgt und welche Möbel braucht es dafür?
- Soll die Büroplanung Shared Desks berücksichtigen und gibt es Räume, die mehrfach genutzt werden?
- In welcher Form soll es moderne Kommunikationszonen wie Caféteria oder Bibliothek für informellen, sozialen Austausch geben?
- Was braucht eine moderne Büroplanung noch, um neue Mitarbeiter zu gewinnen?
Büroplanung: Räume richtig planen
Zu Beginn der Büroplanung gilt es zunächst, sich mit den räumlichen Gegebenheiten auseinanderzusetzen. Muss der bestehende Grundriss eventuell geändert werden, um die angestrebte Arbeitsweise umsetzen zu können? Oder ist flexibles, agiles Arbeiten problemlos möglich?
Wenn dies geklärt ist, kann die Büroplanung losgehen.
Büroplanung nach dem Verwendungszweck
Zunächst muss der Grundriss in verschiedene Flächen mit unterschiedlichen Verwendungszwecken unterteilt werden. So legt der Büroplaner mit einem Raumprogramm fest, welche Funktionsflächen an welchen Stellen im Gebäude geplant werden.
Dabei geht man von der Anzahl der individuellen Arbeitsplätze aus und plant dann Funktionsarbeitsplätze sowie Empfang, Mittelzonen und Rückzugszonen.
Essentiell für diesen Schritt der Büroplanung: Die Struktur der Büroarbeitsplätze muss sich am Workflow der Mitarbeiter orientieren. Denn je individueller ein Arbeitsplatz auf die Mitarbeiter zugeschnitten ist, desto effektiver können sie arbeiten.
1. Empfang und Wartebereich
Der Empfang vermittelt Gästen und Kunden den ersten Eindruck vom Unternehmen und sollte dementsprechend repräsentativ gestaltet werden.
Der Empfang sollte zentral am Eingang geplant werden, sodass er auf jeden wirken kann, der die Büroräume betritt. Ein helles, offenes Interieur wirkt dabei immer positiv und einladend.
Zudem sollte geklärt werden, ob ein dauerhafter oder ein temporärer Arbeitsplatz am Empfang eingerichtet werden soll.
Konferenzraum und Rückzugszonen
Besprechungsräume für längere Telefonkonferenzen oder interne Termine sind ein wichtiger Bestandteil bei der Büroplanung. Vorab sollte die Art der Nutzung geklärt werden, sodass die technische Ausstattung, eventuelle Verdunklungsmöglichkeiten sowie multifunktionale Büromöbel oder Raumteiler mit eingeplant werden können.
Zusätzlich bedarf es sogenannter Mittelzonen für kurze Meetings sowie informelle Treffen zwischendurch.
3. Arbeitsplätze
Die Mitarbeiter-Arbeitsplätze bilden das Herzstück eines jeden Büros. Egal, ob die Arbeitsplätze in klassischen Einzelbüros, Gruppenbüros oder Großraumbüros untergebracht sind: Für eine erfolgreiche Büroplanung bestimmen die individuellen Arbeitsabläufe die funktionelle und innovative Gestaltung.
Dabei müssen unbedingt die gesetzlichen Vorgaben zu Mindestarbeitsflächen, Raumgrößen und -höhen sowie Verkehrs- und Bewegungsflächen beachtet werden. Bei Nichtbeachtung haftet der Arbeitgeber.
So ist zum Beispiel wichtig, dass der Arbeitsplatz parallel zum Fenster geplant wird, sodass das Licht im 90° Winkel zum Bildschirm einfällt und die Mitarbeiter nicht geblendet werden.
4. Chefzimmer
Viele moderne Büros verzichten heute auf das klassische Chefbüro und integrieren den Arbeitsplatz des Geschäftsführers oder Managers in den offenen Büroraum, um Hierarchien so gering wie möglich zu halten.
Soll dennoch ein Büro für den Chef eingeplant werden, gelten hierfür im Gegensatz zu Mitarbeiter-Arbeitsplätzen keine gesetzlichen Regelungen zu Raumgröße oder Anordnung der Arbeitsplätze. Daher sind bei der Gestaltung der Kreativität keine Grenzen gesetzt.
5. Kreativzone
Kreativzonen sind multifunktionale Räume, die Mitarbeitern in angenehmer Umgebung genug Raum für Brainstormings bieten, ohne dass die anderen Mitarbeiter im Tagesgeschäft gestört werden.
Die verschiedenen Funktionen von Kreativzonen spiegeln sich auch im Mobiliar wieder. So zählen beispielsweise mobile Raumteiler, flexible Tische und Sitzmöbel sowie beschreibbare Wände zum Inventar.
6. Pausenraum & Küche
Wohlfühlen hat höchste Priorität, wenn es um die Planung von Flächen geht, die hauptsächlich der sozialen Interaktion dienen.
In Pausenräumen tanken Mitarbeiter Energie und neue Kraft für anstehende Aufgaben. Pausenräume wie Bibliotheken, Cafés und Küchen müssen also als echte Wohlfühlorte gestaltet werden, damit sich Mitarbeiter dorthin auch gern zurückziehen, um zu kommunizieren und zu entspannen. Wenn dies gelingt, steigern schöne Pausenräume nicht nur Motivation und Kreativität, sondern auch die Leistungsbereitschaft.
Ein stimmiges Farbkonzept, eine gute Beleuchtung sowie Pflanzen sollten daher fester Bestandteil bei der Büroplanung dieser Bereiche sein.
Extra Plus: Wenn Außenbereiche wie Terrasse oder Balkon vorhanden sind, sollten auch diese möglichst einladend gestaltet werden.
Büroplanung von Open Space Offices
Open Space Offices sind die moderne Alternative zu klassischen Großraumbüros. Der Unterschied: Innerhalb offener Flächen sind Bereiche für konzentriertes Arbeiten sowie belebte Kommunikationszonen integriert.
Akustikelemente oder Raumteiler unterteilen das offene Büro dabei in einzelne Bereiche und schaffen so ein angenehmes, ruhiges Arbeitsklima.
Ob Großraumbüro oder Open Office: Bei der Büroplanung sollte darauf geachtet werden, dass jeder Mitarbeiter genug Privatsphäre hat. Um genügend individuelle Räume sicher zu stellen, können Raum-in-Raum-Lösungen sinnvoll sein. Meeting- oder Telefonboxen sowie Bereiche für längere Telefonate und Videokonferenzen dienen als individuelle Rückzugsorte.
Besonders in Großraumbüros kann eine Büro box eine diskrete und schalldichte Option sein, um ungestörte Videokonferenzen abzuhalten oder konzentriert und abgeschirmt zu arbeiten und so ein Gleichgewicht zwischen kollektiver Interaktion und persönlichem Raum zu schaffen.
Büroplanung & Raumgrößen
Seit 2004 gibt es keine konkreten Anforderungen mehr an die Mindestfläche für Arbeitsplätze, jedoch Empfehlungen. So sollten in einem Kleinraumbüro pro Arbeitsplatz 8-10 qm, in Großraumbüros 12-15 qm eingeplant werden.
Auch für Raumhöhen gibt es in der Arbeitsstättenverordnung Vorgaben, um eine ausreichende Luftqualität zu gewährleisten:
- bis zu 50 m²: mindestens 2,50 m
- mehr als 50 m²: mindestens 2,75 m
- mehr als 100 m²: mindestens 3,00 m
- mehr als 2000 m²: mindestens 3,25 m
Eine gute Büroplanung richtet sich entlang wirtschaftlicher Kennzahlen, schafft aber auch einen hohen Wohlfühlfaktor, der langfristig auf die Mitarbeiterzufriedenheit und deren Leistungsbereitschaft einzahlt.
Büroplanung & Desksharing
Shared Desks sind eine günstige Option, teure Büroflächen möglichst optimal zu nutzen. Denn: Seit wir uns im Zeitalter New Work befinden, bleiben immer mehr Arbeitsplätze leer.
Desksharing ist daher insofern sinnvoll, da Mitarbeiter keine festen Schreibtische mehr haben, sondern ihre Arbeitsplätze mit anderen Mitarbeitern teilen. Der Vorteil für Arbeitgeber: geringere Miet- und Nebenkosten sowie Kostenersparnis beim Inventar.
Tipp: Bei der Einführung von Shared Desks ist es empfehlenswert, Mitarbeiter in die Planung mit einzubeziehen, um alle Bedürfnisse zu berücksichtigen.
Büroplanung: IT-Infrastruktur
Eine richtige Büroplanung umfasst auch die Planung der IT-Infrastruktur. Das heißt, es müssen vorab Überlegungen angestellt werden, wo Drucker und Kopierer am besten aufgestellt werden. Idealerweise sind sie von jedem Arbeitsplatz aus erreichbar. Zudem sollten sich Papier- und Tonervorrat in unmittelbarer Nähe befinden sowie ein kleiner Rückzugsbereich für informelle Gespräche angeschlossen sein.
Büroplanung & Wohlbefinden
Das A und O für zufriedene und gesunde Mitarbeiter und eine produktive Arbeitsatmosphäre ist eine Umgebung, in der sich jeder wohlfühlt und die sich flexibel an die individuellen Bedürfnisse jedes Einzelnen anpassen lässt.
Beleuchtung bei der Büroplanung
Eine gute Beleuchtung schont nicht nur die Augen, sondern fördert auch die Konzentration und verbessert die Leistung.
Eine ausreichende Grundbeleuchtung durch Deckenlampen sollte dabei schon während der Büroplanung berücksichtigt werden, da sich insbesondere Deckenstrahler im Nachhinein nicht mehr so leicht installieren lassen.
Arbeitsflächen müssen nach den gesetzlichen Regelungen mit 500 lux ausgeleuchtet sein. Am besten eignet sich hierzu eine Kombination aus Hängeleuchten und Schreibtischlampen, die blendfreies Licht abstrahlen und idealerweise dimmbar sind, sodass jeder Mitarbeiter seine individuellen Lichtbedürfnisse regulieren kann.
Zusätzliche Steh- und Tischlampen schaffen Lichtinseln auf unterschiedlichen Höhen, wodurch das Büro wohnlicher wirkt.
Tipp: Sämtliche Lichtquellen mit energiesparenden, langlebigen LED-Lampen ausstatten und für die Arbeitsplatzbeleuchtung kühles Licht einstellen, welches die Konzentration fördert.
Akustik
Gibt es im Büro Bereiche, in denen viel telefoniert oder besprochen wird? Das oberste Ziel sollte hier sein, den Geräuschpegel zu senken, um eine angenehme Arbeitsatmosphäre zu schaffen.
Bürotrennwände wie Stellwandsysteme oder hängende Akustiktrennwände sind je nach den räumlichen Gegebenheiten ideal, um störende Geräusche zu schlucken.
Tipp: Teppiche eignen sich ebenso gut, um den Geräuschpegel zusätzlich zu senken.
Belüftung & Heizung
Ein gesundes Raumklima beugt nicht nur Kopfschmerzen vor, sondern hat auch direkten Einfluss auf Wohlbefinden, Kreativität und Produktivität.
Belüftungs- und Heizungsmöglichkeiten sollten dabei in der Büroplanung ganz am Anfang vom Architekten geplant werden. Dabei gilt es grundsätzlich zu entscheiden, ob eine natürliche Belüftung durch Fenster, eine elektrische Belüftung oder eine Vollklimatisierung am sinnvollsten ist.
Bezüglich der Beheizung stellt sich die Frage, ob klassische Heizkörper oder eine Fußbodenheizung die bessere Wahl ist.
Bodenbeläge
Sollen im Büro harte oder weiche Böden verlegt werden? Dabei ist zu beachten, dass der Bodenbelag akustische Auswirkungen hat: Weiche Teppichböden dämpfen den Schall, während harte Böden wie Parkett, Stein oder Linoleum den Vorteil haben, pflegeleichter und somit hygienischer zu sein.
Eventuell können in den verschiedenen Bürobereichen auch unterschiedliche Böden verlegt werden. Im Eingangsbereich sind aufgrund des hohen Durchlaufs und witterungsbedingtem Schmutz jedoch prinzipiell gut zu reinigende Hartböden zu bevorzugen, während in gemütlichen Loungebereichen weiche Teppiche gemütlicher und einladender wirken.
Designkonzept für die Büroplanung
Essentiell für eine gelungene Büroplanung ist ein stimmiges Design. Denn nur mit einem gut durchdachten Farb- und Einrichtungskonzept können sich Mitarbeiter wohlfühlen, was eine Steigerung der Motivation und Produktivität zur Folge hat.
Farbgestaltung
Ein wichtiger Teil bei der Büroplanung ist ein stimmiges Farbkonzept. Denn: Farben wirken vor allem unterbewusst und beeinflussen sowohl Wohlbefinden und Leistungsfähigkeit. Dabei empfiehlt es sich generell, Farben eher sparsam einzusetzen und auf matte Oberflächen zu setzen – das wirkt ruhiger. So genügt schon eine farbig gestrichene Akzentwand oder ein einzelner bunter Streifen, um den Räumlichkeiten einen Farbakzent und eine wohnliche Note zu verleihen.
Wohlfühlambiente
Der oft erwähnte Wohlfühlfaktor ist wichtig und sollte auch Teil des Gestaltungskonzepts sein. Wenn man sich wohlfühlt, wird das Denken angeregt, und man empfindet weniger Druck und Stress. Eine bessere Stimmung führt wiederum zu einer höheren Leistungsbereitschaft. Ein schönes Büro stärkt auch die Bindung an das Unternehmen.
In der Büroplanung lässt sich echtes Wohlfühlambiente am besten umsetzen, indem nicht nur funktionale, sondern auch schöne, wohnliche Möbel gewählt werden und Pflanzen sowie natürliche Materialien zum Einsatz kommen.
Wenn Büros mehr wie das heimische Wohnzimmer gestaltet werden, tun Unternehmen einen großen Schritt in Richtung Wohlfühlen und Mitarbeiterzufriedenheit.
Büroplanung: Möbel
Der letzte Schritt in der Büroplanung ist die Auswahl von Bürostühlen, Schreibtischen und Stauraummöbeln. Für ein möglichst wohnliches Ambiente empfiehlt es sich, den Fokus nicht nur auf Funktionalität zu setzen, sondern auch auf Optik und Komfort.
Aussehen und Komfort.
Bürostühle
Schöne, ergonomische Drehstühle sind ideal für die Büroplanung. Höhenverstellbare Bürostühle sind dabei essentiell – gerade im Büro der New Work, in dem sich mehrere Mitarbeiter einen Arbeitsplatz teilen, müssen Stühle individuell einstellbar sein. Das fördert die Rückengesundheit der Mitarbeiter sowie deren Motivation.
Schreibtische
Schöne Bürotische in warmen Holztönen sind ideal, um ein warmes Ambiente zu schaffen. Dabei muss es sich keinesfalls um echtes Massivholz handeln. So gibt es genügend weniger kostenintensive Alternativen in Holzoptik.
Auch die Größe der Schreibtische ist gesetzlich geregelt. So ist eine Mindestarbeitsfläche von 1,28 Quadratmetern pro Mitarbeiter vorgeschrieben. Darüber hinaus gibt es Vorschriften zur Schreibtischtiefe, die bei der Büroplanung berücksichtigt werden müssen.
Tipp: Das moderne Büro sollte zudem mit höhenverstellbaren Schreibtischen oder Stehtischen in Kombination zu herkömmlichen Schreibtischen ausgestattet sein.
Büroschränke
Für ein ruhiges Ambiente sind verschiedene Stauraumlösungen unabdingbar. Am besten wählt man dafür Schränke mit geschlossenen Fronten – die sorgen für eine aufgeräumte Optik und visuelle Ruhe.
Büroplanung: Bewegungsflächen & Benutzerflächen
Zum Wohlfühlen braucht es nicht nur eine gute Ausstattung, sondern auch genügend Platz rund um den Arbeitsplatz. So müssen dahinter zum Beispiel mindestens 1,5 qm Bewegungsfläche sein.
Darüber hinaus gibt es verschiedene Bestimmungen zu Rückraumflächen für Tätigkeiten im Sitzen bzw. im Stehen sowie zu Flächenansprüchen von Schränken. Im Zuge der Büroplanung ist daher empfehlenswert, sich einen genauen Überblick über die gesetzlichen Richtlinien zu verschaffen.
Fehler bei der Büroplanung
Die häufigsten Fehler bei der Büroplanung lassen sich einfach vermeiden, wenn man sie kennt:
- Selbst im Niedrigpreisbereich einrichten
- Ohne strategisches Konzept (vom Profi) planen
- Die Büroplanung über’s Knie brechen
Um die Büroplanung gleich von Anfang an richtig anzugehen, empfiehlt es sich daher, einen Experten hinzuzuziehen. Eine lohnende Investition, denn eine ordentliche Büroplanung ist nichts, was man Laien überlassen sollte. Schließlich müssen viele gesetzliche Regeln eingehalten und ein Arbeitsumfeld geschaffen werden, in dem sich unterschiedlichste Arbeitsabläufe problemlos kombinieren lassen und das noch dazu wie ein zweites heimisches Wohnzimmer auf die Mitarbeiter wirkt.
