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Arbeiten in einer Büro Box - so werden offene Büroräume wieder attraktiv.
Seit Jahrzehnten wechselt das Konzept der offenen Büroräume zwischen Abgesang und Auferstehung. Manche feiern ihn als eine treibende Kraft für ganzheitliche und kreative Zusammenarbeit und Kommunikation. Die andere Gruppe sieht darin eine permanente Ablenkung, die Konzentration und Produktivität untergräbt. Aber in jedem großen Dilemma steckt eine großartige Idee dahinter. Hier konzentriert sie sich auf Gehirnzellen, Arbeitslounges, Telefonkabinen oder Fokusräume.
Bevor wir auf die einzelnen Bürokonzepte eingehen, lohnt es sich, einen Blick auf den Hintergrund zu werfen. Seit dem 16. Jahrhundert orientiert sich die Planung und Verteilung von Büroräumen an den Zellenbüros der Florentiner Uffizien. Inzwischen ist dieses Konzept in vielen Industrieländern überholt, da es Hierarchie und Bürokratie fördern soll, Kommunikation und Zusammenarbeit erschwert und räumlich sehr unflexibel ist. In Deutschland hingegen sind Zellenbüros nach wie vor eine der beliebtesten Büroformen, in denen die Mitarbeiter mehr Privatsphäre und Ruhe genießen.
Ironischerweise kann die Uffizien-Galerie auch als Geburtsstätte der Großraumbüros betrachtet werden. Die florentinischen Banken hatten neben den Zellenbüros für das Management auch große Hallen. Hier wurden alle Routineaufgaben so effizient wie möglich erledigt - das war das Einzige, was von den Arbeitern verlangt oder gewünscht wurde. Der Grund, warum sie in einem großen offenen Raum saßen, ist immer noch eines der Hauptargumente für ein großes Büro: Es ist viel billiger. Doch die Aufgaben und Ansprüche der Mitarbeiter änderten sich. Mitte des zwanzigsten Jahrhunderts wurden sie schließlich nicht mehr nur als "billige Arbeitskraft" gesehen, sondern zunehmend als "Wissensarbeiter", die ihr Wissen und ihr Potenzial in das Unternehmen einbringen sollten.
Der Durchbruch im Amt
Die Idee des offenen Büros (im modernen Sinne) wurde um 1960 in Deutschland erstmals diskutiert. Mit der in Hamburg entwickelten "Bürolandschaft" sollte eine neue Raumstruktur mit kurzen Kommunikationswegen geschaffen werden, die den Ideenfluss und die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit erleichtern sollte. Das Konzept wurde immer populärer und verbreitete sich in allen Ländern, von Ingenieurbüros und Denkfabriken bis hin zu anderen Wirtschaftszweigen.
Heute haben etwa 70 % der US-Büros offene Büroflächen. Und der Trend zur offenen Arbeitsplatzgestaltung geht noch ein paar Schritte weiter, wie auch unser Ratgeber zur Bürogestaltung zeigt. Unternehmen wie Google und Yahoo haben ihre Strukturen und Räume noch weiter "geöffnet" und setzen auf eine freie Wahl des Arbeitsplatzes ohne feste Räume und Tische, wobei die Ordnung dennoch eine entscheidende Rolle spielt. Der wachsenden Zusammenarbeit, der organischen Kommunikation und der daraus resultierenden Kreativität sollte nichts im Wege stehen. Die weiteren Vorteile von Großraumbüros liegen auf der Hand. Wenn man ein Problem hat, sitzt der Teamleiter oder jemand mit der richtigen Lösung nur ein paar Schritte weiter. Kurze Express-Briefings oder Brainstorming-Sitzungen können ohne großen organisatorischen Aufwand direkt am Arbeitsplatz abgehalten werden. Und sie sind immer auf dem Laufenden über wichtige Informationen, zum Beispiel über die neuesten Projektentwicklungen oder den neuesten Klatsch und Tratsch. Doch seit der Einführung von Open-Office-Konzepten regt sich auch der Widerstand gegen sie. Die Implementierung von Elementen wie einer Sanitär-Box kann dabei helfen, die Bedürfnisse der Mitarbeiter nach Privatsphäre und Ruhe während der Arbeitszeit zu berücksichtigen.
Eine Größe, die niemandem wirklich passt
Mit der fortschreitenden Verbreitung von offenen Bürokonzepten wurden auch kritische Stimmen lauter. Ja, die oben genannten Vorteile wurden unverkennbar und spürbar umgesetzt. Sie gehen aber auch mit einem steigenden Lärmpegel einher. Laut der Studie "Global Reports 2016" von Steelcase und Ipsos werden Mitarbeiter in Großraumbüros alle drei Minuten abgelenkt und etwa alle elf Minuten unterbrochen. Im Durchschnitt dauert es zwischen 8 und 23 Minuten, bis sie sich wieder voll auf eine Aufgabe konzentrieren können. Es gibt zahlreiche Studien, in denen die befragten Mitarbeiter über ein höheres Stressniveau, mangelnde Kontrolle über ihre Umgebung und Konzentrationsschwierigkeiten klagen.
Zur fehlenden Umweltkontrolle gehört vor allem die Unmöglichkeit, Licht und Temperatur wirklich zu beeinflussen. Jeder, der schon einmal ein Fenster in einem Großraumbüro geöffnet hat, kann ein Lied davon singen. Wer in einem Raum mit vielen Kollegen arbeitet, muss einige individuelle Bedürfnisse zurückstellen. Die Daten- und Analyseexpertin Nicole Millard brachte es auf den Punkt: "Das Problem mit Großraumbüros ist, dass sie ein einheitliches Größenmodell sind, das nicht wirklich zu jedem passt."
Der Raum im Raum
Die Zukunft des Büros liegt nach Ansicht vieler Experten in einem hybriden Konzept - einer Raumplanung, die sowohl Einzel- als auch Großraum- oder Gruppenbüros zulässt. Mit Rückzugsräumen, die ein ruhiges und individuelles Arbeiten ermöglichen, ohne viel Platz zu beanspruchen. Dabei gibt es diese Fokusräume längst in allen Größen und Variationen.
Ein führender Anbieter in diesem Bereich ist Steelcase. Für die Entwicklung ihrer Produktlinie "Quiet Spaces" haben sie sich mit Susan Cain (Autorin von "Still: The Importance of Introverts in a Loud World") zusammengetan. Sie schätzt, dass 30 bis 50 % der Bevölkerung introvertiert sind und in einer Umgebung, die ihnen die nötigen Möglichkeiten zur Konzentration und zum Rückzug bietet, wesentlich produktiver arbeiten. Aber auch extrovertierte Persönlichkeiten werden die Vorteile dieser Produkte zu schätzen wissen.
Doch was zeichnet sie aus? Die Anforderungen der Serie "Quiet Spaces" lassen sich auch auf die Konkurrenzprodukte übertragen:
- Die Freiheit, allein zu sein und sich ohne Ablenkung durch die anregende Arbeitsumgebung konzentrieren zu können
- Die Kontrolle über die Elemente des Arbeitsplatzes
- Sensory Balance: die Fähigkeit, die sensorischen Reize zu beeinflussen
- Das Gefühl der Sicherheit: nicht gesehen zu werden und andere nicht sehen zu müssen.
- Inspirationen in Produktform
- Da der Platz im Büro oft knapp ist, beginnen wir mit den Produkten, die die kleinste m2 Fläche haben.
- Die Telefonzelle - der ideale Ort, um wichtige oder vertrauliche Gespräche in Ruhe zu führen. Je nach Hersteller und Ausstattung verfügen sie über integriertes Licht, Belüftung, Strom- und USB-Anschlüsse. Der Clou: Die Wände sind beschreibbar!
- Mobile Work Lounge - diese von Steelcase entworfene Variante wirkt wie ein schützender Kokon gegen die visuellen Ablenkungen des Büros. Der verstellbare Sitz und die Arbeitsfläche passen sich an die Bedürfnisse des Nutzers an. Der Clou: der Sitz ist beheizt!
- Der Think Tank - die sogenannten Think Tanks sind das Gesicht und Rückgrat der Focus Spaces. Sie verfügen über eine eigenständige Lüftung, Elektrik und alle notwendigen Anschlüsse. Sie sind in verschiedenen Größen und einer Reihe von Ausstattungsvarianten erhältlich und lassen sich schnell auf- und abbauen. Sie verfügen über eine gute Schalldämmung und bieten Platz für mehrere Personen. Der große Vorteil: Alle Elemente sind flexibel und können bis ins kleinste Detail geplant werden!
- Die Meetingbox - der perfekte Rückzugsort für Sie und Ihr Team. Hier kann jeder in Ruhe denken, diskutieren und arbeiten, ohne einen Konferenzraum für 15 Personen zu blockieren. Die Krönung: Sie ist ein eigenständiges, kompaktes Äquivalent zum begehrten Besprechungsraum!
- Viele dieser Rückzugsorte sind mobil oder lassen sich problemlos in bestehende Raumplanungen integrieren. Es sind innovative Produkte, die nicht nur Führungskräften den nötigen Ruhe-, Konzentrations- und Produktionsraum bieten, den ihnen das Großraumbüro nicht geben kann. Und wie auch immer die Zukunft des Büros aussehen mag, sie werden mit Sicherheit ein wichtiger Bestandteil davon sein.
In unserem anderen Artikel erfahren Sie mehr über Büroplanung.
Alle vorgenannten Aspekte machen deutlich: Die richtige Gestaltung Ihres Büros hängt von vielen verschiedenen Faktoren ab. Nur eine sorgfältige Bedarfsanalyse führt zu einem erfolgreichen Gesamtkonzept, das sich messbar in einer erhöhten Produktivität niederschlägt.
Dann kontaktieren Sie uns und wir beraten Sie unverbindlich zu Ihrem aktuellen Projekt. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!
Text: Oleg Farber
Bilder: Büro-Schnappschüsse
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